En 1987 un servidor de ustedes vendía software para MSDOS y XENIX (UNIX), y así conocí Microsoft Project creo que por 1988, cuando una ingeniería lo compró para programar las tareas de un gigantesco supermercado francés cercano a Barcelona (cerca del Aeropuerto). Desde entonces, el 90% de los usos que he visto para esta -para mi gusto- excelente herramienta, es la pintar barras. De colores, negras, en trama….¿y el Camino Crítico? ¿las dependencias? ¿recursos? ….¿cómo dice?; una anécdota más reciente ilustrará este fenómeno «barrita» del Microsoft Project.
Trabajaba hace un tiempo en un proyecto de asesoramiento para una empresa farmacéutica. La Directora de Proyecto (PhD, o sea, que ni un pelo de tonta) me fue dictando tareas, dependencias, horas….yo le ayudaba a ver cómo MS PROJECT le iba a apoyar en comprender cuánto en realidad iba a durar el proyecto, y qué fechas de entrega eran las más viables. «Bueno, ¿ya está?, a ver Jordi, ¿qué fecha sale para el lote piloto? (el proyecto incluía fabricación), «Septiembre» -respondí- «No puede ser…¡tiene que ser en julio! Ves Jordi, por eso uso Excel!«. Cierro comillas….No es un chiste, os doy mi palabra de que fue así. El Excel, pero también el MS Project, lo aguantan todo, si los manejas mal. Y como dice el viejo refrán «la máquina no hace lo que es correcto, hace lo que le dice que hagas». Herramienta sin proceso, el caos. Pero claro, proceso sin herramienta, frustración.
Eso es lo que intentó solucionar el ingeniero Henry L. Gantt en 1919:
«El gráfico adjunto cubre un periodo de dos semanas. Cada día de trabajo fue de 10 horas, excepto el sábado que fue de 5.Si un trabajador hizo todo lo que se esperaba de él en 1 día la línea fina atraviesa el espacio de ese día, y si hizo menos o más, el número de lineas finas indica la cantidad….las letras son símbolos que indican la causa de por qué no pudo hacerse el trabajo en cuestión».
Como estás ante uno de los primeros Gantt de la historia (un «Sprint» de dos semanas en marzo de 1919), merece la pena entenderlo un poco más:
A – Ausente
I – Falta de Formación
V – Vacaciones
D – Trabajo defectuoso
M – Falta de o material defectuoso
G – Operador nuevo («green»)
T – Problemas en, o falta de herramientas
En un vistazo se percibe que en esa quincena la fábrica escogida por el Sr. Gantt tuvo una buena cantidad de problemas de herramientas (hay muchas T, y la verdad, muchas A de ausencia por enfermedad, o ves a saber si por problemas depresivos debidos al «micromanagement»….). El gráfico es realmente muy explicativo, y es interesante reparar en los porcentajes acumulados en las barras gruesas (un MS Project Gantt de progreso) que muestran la diferencias productivas entre los grupos de Palen y Reynolds, con un aumento semanal en ambos del 8%…en fin uno se puede distraer un rato en este fantástico ejercicio, algo arqueológico. Lo peor, lo de Groth y Swartz, ambos en el equipo menos productivo (Reynolds) y que dejaron la empresa en la segunda semana tras una primera poco productiva….
Gantt tenía toda la buena intención:
«El registro del rendimiento de un hombre carece de cualquier valor a no ser que pueda comparar lo que hizo con lo que debería haber hecho. Mediante la supresión sistemática de los obstáculos hemos conseguido un considerable grado de cooperación, y desarrollado en los trabajadores posibilidades insospechadas. Hemos además comprobado como los trabajadores agradecen cualquier ayuda de su supervisor en suprimir los obstáculos y educarles en convertirse en mejores trabajadores»….»el enfoque de combinar instrucción e inspección ha recibido una gran aceptación por parte de los trabajadores, resultando en mejor trabajo y menor pérdida. El inspector –qué guiño a la Calidad– que puede mostrar al trabajador la forma en evitar sus errores compensa con creces el dinero extra que estos inspectores cuestan. No hace falta usar métodos coercitivos cuando conseguimos que el instructor sea un líder, de forma que además conseguimos instaurar la democracia en el taller»
(Henry L. Gantt. «Organizing for Work», New York, 1919, en wwww.ganttcharts.com)
En los últimos tiempos asistimos a una recuperación de la visualización como mecanismo de motivación y «foco»: paneles, indicadores de colores, post-its,…. todo ello bien visible para día a día poder conocer en un vistazo la situación del proyecto; en tiempos de Gantt, lo relevante era comprobar el rendimiento individual, de equipo, (hoy en día no se ven tantos nombres en paneles púbicos, últimamente hay una conciencia extraordinaria de lo políticamente correcto) e identificar los motivos de los problemas de rendimiento. 100 años más tarde, en 5 minutos he podido comprobar fácilmente la situación de ese viejo proyecto y hasta conocer un poco más de las vidas de Rogee, la capacidad de improvisación de Rusk o Williams, y los serios problemas del equipo de Reynolds….
Mr. Gantt, 100 años más tarde, la visualización ha vuelto para quedarse. Sí, también a mano. Por cierto, no sé si sus herederos han pedido derechos de autor a Microsoft….bueno ahora hay muchas empresas a las que podrían hacerlo y con toda la razón. Gracias, gracias Mr. Gantt. Mr. Kanban (ah, esto no es un nombre?) le ha comido un poco el terreno, pero yo personalmente, no le dejaré nunca de lado.
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